En Okisam, como muchas otras agencias / start-up / empresas relacionadas con el marketing digital, las herramientas especializadas son esenciales para garantizar un trabajo eficiente y de calidad. Desde plataformas de automatización hasta sistemas de gestión o herramientas de IA, cada euro invertido en ellas tiene un impacto directo en nuestro rendimiento.

A pesar de que somos muy cuidadosos con nuestro presupuesto, decidimos analizar en detalle el coste de nuestras herramientas internas durante 2024. Lo que encontramos nos ayudó a identificar áreas de mejora y optimización. Además, creemos que esta información puede ser útil para otros profesionales del marketing y empresarios del sector.

Spoiler: Solo en herramientas internas, nos gastamos más de 35.700 € al año (con IVA). En 2024 fuimos 43 personas (media)

En la siguiente tabla mostramos cómo se distribuyen estos gastos. Es importante notar que los porcentajes del gasto total no reflejan una simple división de costes, sino una proporción en relación con el impacto y la importancia de cada área.

• Marketing (53%): Más de la mitad de nuestro gasto se destina a herramientas clave para el núcleo de nuestra propuesta de valor, como CRM, SEO, Linkedin, automatización y análisis de redes sociales. Este gasto está justificado, pues estas herramientas impactan directamente en la satisfacción de nuestros clientes.
• Productividad y Gestión (26%): Plataformas como Jira, Slack, Sales  y Workspace nos permiten mantener la comunicación y coordinación en un entorno de trabajo remoto. Aunque no siempre son tan «vistosas» como las herramientas de marketing, son fundamentales para la eficiencia del equipo.
• Hosting Interno (10%): Gracias a nuestra intranet Bippo, hemos reducido la necesidad de herramientas externas para tareas administrativas. Esto es un gran ahorro, ya que no dependemos de soluciones de terceros para la gestión de RRHH, control horario o comunicaciones internas.
• Inteligencia Artificial (1,25%): Aunque actualmente representa una pequeña parte de nuestro gasto, la IA está en rápido crecimiento en nuestra agencia. Herramientas como ChatGPT y Midjourney se están utilizando cada vez más para mejorar nuestra productividad, pero aún no tienen un coste elevado (el año pasado empezamos a gastarlas, en 2025 se incrementará)

Total del gasto: Esta inversión total representa sólo un 1,48% de nuestra facturación anual, lo cual parece poco, pero es una cifra fija que incrementa cada año si no se revisa constantemente.

Las herramientas no son un gasto opcional para las agencias de marketing; son el «sistema nervioso» que permite que todo funcione de manera eficiente. La clave está en identificar qué herramientas realmente aportan valor y cuáles podrían estar duplicadas o infrautilizadas. En este sentido, contar con plataformas de análisis y visualización de datos, como Sherpa Platform, es esencial para optimizar y conectar estos gastos con el rendimiento de cada equipo y cliente. Sin un análisis adecuado, las herramientas pueden convertirse en un agujero negro de presupuesto.

Nos encantaría saber si  tu empresa está más o menos  en línea con esto. ¡Déjanos tus comentarios o comparte tu experiencia! Algunas preguntas para abrir el diálogo:

• ¿Centralizáis este gasto en algún departamento?
• ¿Revisáis frecuentemente el coste de las herramientas?
• ¿Cuál es la herramienta que más valor os da… y la que más os cuesta pagar?